E-Mails werden im Geschäftsverkehr den Anforderungen eines Geschäftsbriefs gleichgestellt.Pflichtangaben bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen
22.07.2016
Im Geschäftsverkehr nimmt die Kommunikation mittels elektronischer Nachrichten stetig zu. Durch ihre Vorteile wie Schnelligkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit ersetzt die E-Mail zunehmend schriftliche Geschäftskorrespondenz.
Der Gesetzgeber hat hierauf reagiert. Der Geschäftspartner oder Kunde eines Unternehmens soll auch bei elektronischen Nachrichten über die Identität seines Vertragspartners und die Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme umfassend informiert werden. Was die Pflichtangaben angeht, werden E-Mails im Geschäftsverkehr den Anforderungen eines Geschäftsbriefs gleichgestellt.
Pflichtangaben bei Unternehmen ohne Handelsregistereintrag
( z. B. Einzelunternehmen, Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
- Vor- und Nachname des Unternehmers bzw. der Gesellschafter. Bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts kann als Rechtsformzusatz GbR beigefügt werden
- Adresse des Geschäftssitzes
- Telefon- und Faxnummern sowie ein Weblink zur Internetseite sind nicht zwingend erforderlich, werden jedoch empfohlen
Pflichtangaben bei Unternehmen mit Handelsregistereintrag
( z. B. e.K., UG (haftungsbeschränkt), GmbH, OHG)
- Firma und Rechtsformzusatz
- Adresse des Geschäftssitzes
- Organe der Gesellschaft unter Nennung des Vor- und Nachnamens
(z. B. Geschäftsführer: Max Mustermann) - Registergericht und -nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
- Telefon- und Faxnummern sowie ein Weblink zur Internetseite sind nicht zwingend erforderlich, werden jedoch empfohlen
Die Aufnahme von Logos oder Links zu Social Media Plattformen sind möglich und zulässig, jedoch nicht erforderlich. Gesetzlich nicht vorgeschrieben ist die Aufnahme eines Disclaimers.
Wenn Unternehmen es versäumen, ihre E-Mail-Signatur mit den Pflichtangaben zu versehen, setzen sie sich der Gefahr von kostenpflichtigen Abmahnungen und Unterlassungsklagen aus.
Bei Fragen hilft Ihnen die Rechtsberatung der Handwerkskammer Karlsruhe gerne weiter.